Upphandlingar är ett ständigt återkommande aber för säljare. Offentliga upphandlingar är om möjligt än värre än de privata.

Säljarens kritik består ofta i att offentlig upphandling är byråkratisk och orättvis, att inköpare inte fattar någonting, att vissa inköpare direkt är skadliga för sin egen verksamhet och att de bara fokuserar på pris. Resultatet blir pressade marginaler och säljare som upplever att de inte kan leverera det som är bäst för kunden.

Så beskriver många säljare vi möter sin vardag. Men är det verkligen så? Vad går att göra?

Låt oss börja med att försöka förstå vad inköparen gör vid en anbudsutvärdering.

Wikipedia definierar ett anbud enligt följande: Ett anbud är ett ekonomiskt affärserbjudande från en part till en annan. Det kan också kallas för offert.

Ett anbud är således en viljeförklaring som kan ligga till grund för en accept och därmed ett avtal. Andra termer på anbud är ”offert”, ”RFQ” (Request for Quote eller Request For Quotation) eller ”FFU” (Förfrågningsunderlag).

Anbud och offerter kan i vissa fall föregås av en ”RFI” (Request For Information) d.v.s. en fas i upphandlingen där uppdragsgivaren samlar in information om leverantörens (ditt företags) produkter eller tjänster.

När kunden gör sin anbudsutvärdering är det i syfte att ta fram ett beslutsunderlag. Kunden använder då någon form av utvärderingsmodell som på hög nivå innehåller följande delar:

(källa: © EFFSO Tools 2009, http://tools.effso.se)

Om kundens modell för utvärderingen är bra, så ska de räcka med att beslutsfattaren bara behöva ange sina beslutskriterier som sedan mekaniskt matas in tillsammans med anbudsdata i modellen.

Den här modellen har kunden ofta redan gjort klar vid anbudsförfrågan, vilket då avspeglar sig i förfrågningsunderlaget. Så sker alltid vid offentlig upphandling.

Men sedan kan kunden välja att göra det enkelt eller svårt för sig. Ett enkelt sätt som offentliga upphandlare ofta tillämpar är att sätta hela förfrågningsunderlaget som ett enda stort ”skall-krav” och därefter bara utvärdera pris. Det är enkelt och bekvämt sätt som minskar risken för överprövning.

Men inom privata upphandlingar blir det ofta svårt eftersom termen ”skall-krav” inte tillämpas på samma sätt. En del privata upphandlare tillämpar istället en snarlik metod där de först försöker nollställa anbuden så långt som möjligt, d.v.s. anpassa dem mot förfrågningsunderlaget.

De avvikelser som sedan kvarstår efter anbudsnollställningen blir därefter föremål för djupare analys. Resultatet kan då se ut ungefär så här där man har med tillägg av kostnader för ofullständig kravuppfyllnad samt statisk riskvärdering:

Det slutliga beslutskriteriet för inköparen blir då ett mätetal som bygger på pris minus mervärden plus ofullständig kravuppfyllnad och risk.

Centrala frågor för dig som säljare innan och under ditt arbete att svara på ett anbud:

• Hur tror du att inköparen ser på ditt företag? Hur står sig ert mätetal gentemot alternativa leverantörer? Varför?
• Vad kan du göra för att öka förståelsen för kundens utvärderingsprocess och således förbättra dina möjligheter att få affären?
• Hur ser dina möjligheter ut att vinna det här anbudet till ett konkurrenskraftigt pris för kunden och ett bra pris för dig?